Willkommen zur dritten Ausgabe von ANTONIAS Insider – Zwischen Zuschlag und Wahnsinn.
Heute geht’s um Markterkundung: die unterschätzte Vorstufe zur Ausschreibung. Die Markterkundung ist keine Mini-Ausschreibung, sondern die beste Chance, früh sichtbar zu werden und euch als Expert:innen zu positionieren, bevor das eigentliche Verfahren startet.
Thema #3: Markterkundung
Hier wird der Markt sondiert, das heißt: Auftraggeber informieren sich. Wenn sie selbst noch nicht so tief im Thema stecken, holen sie sich Fachwissen von außen – und genau da kommen die Agenturen ins Spiel.
Markterkundung ist kein Pitch, sondern die Vorbereitung darauf.
Agenturrealität
Eine Mail an info@: „Einladung zur Markterkundung Headless CMS“
Klingt trocken: 10 Fragen zu Agentur, Technologie, Support, Kostenmodellen. Frist: 2 Wochen.
In der Agentur heißt es: „Was genau wollen die von uns? Dürfen wir da einfach anrufen?“
Sieht so formell aus, dass man denkt: kein Auftrag, nur Aufwand.
„Die wollen was von uns – und was haben wir davon?“
Am Ende sagt jemand: „Lass liegen, keine Zeit.“
Kommt euch bekannt vor?
Markterkundung ist kein Zeitfresser, sondern eine Einladung, um sichtbar zu werden, mitzureden und Vertrauen aufzubauen.
Hier ein kurzer Überblick, was möglich ist.
Markterkundung kurz erklärt
Was es ist: Vorstufe zur Ausschreibung. Öffentliche Auftraggeber dürfen den Markt sondieren, um Bedarf, Marktstrukturen und Kostenrahmen besser einzuschätzen.
Es handelt sich noch nicht um ein Vergabeverfahren.
Keine Angebote, keine verbindlichen Preise – aber Kostenrahmen, Erfahrungswerte und Vorgehensmodelle sind erlaubt.
Ziel für den Auftraggeber: realistische Anforderungen, sinnvolle Losaufteilung, machbare KPIs und marktgerechte Vergabeunterlagen.
Gut vorbereitete Verfahren sparen Zeit, Geld und Nachfragen – auf beiden Seiten.
Formate: Fragebogen, Interview, Call, Workshop oder offener Aufruf – solange Transparenz und Gleichbehandlung gewahrt bleiben.
Merkregel für Auftraggeber: Eine gute Markterkundung beantwortet: Was brauchen wir? Was gibt es?
Was kostet es? Was ist machbar?
Was Auftraggeber schätzen
→ Marktüberblick: Auftraggeber wollen Orientierung – was ist Standard, was Kür, was kostet es realistisch?
→ Praxisnähe: Keine Werbebroschüren, sondern Erfahrungswerte: Was dauert wie lange, wo liegen Stolpersteine?
→ Klarheit: Verständliche, vergleichbare Antworten statt Agenturjargon – so erkennen Auftraggeber Unterschiede besser.
→ Professionalität: Strukturierte, transparente Rückmeldungen zeigen Kompetenz.
→ Entscheidungshilfe: Öffentliche brauchen belastbare Einschätzungen zu Aufwand, Budget und Laufzeit – das schafft Vertrauen und Planungssicherheit.
Was erlaubt ist
Das Ganze darf den Wettbewerb nicht verzerren und muss für alle transparent bleiben. Einseitige Informationen, exklusive Gespräche oder Copy-Paste aus Agenturunterlagen können später zum Problem für den Auftraggeber werden.
Agenturen wiederum dürfen Rückfragen stellen, technische Details klären, ihre Antwort ankündigen. Sie dürfen auch einordnen, worauf sich die Fragen beziehen – aber nicht versuchen, den Auftraggeber in eine bestimmte Richtung zu lenken.
ANTONIAS Insider Tipp
Unbedingt mitmachen bei Markterkundungen!
Hier entscheidet sich oft, wer später überhaupt auf dem Zettel steht.
Wer früh sichtbar ist, wird nicht „neu bewertet“, sondern wiedererkannt.
Ihr zeigt Kompetenz, gebt Orientierung – ohne Verkaufsdruck.
Das baut Vertrauen auf und verschafft euch einen Vorsprung, den andere später aufholen müssen.
Pflegt die Kontakte, teilt gezielt Use Cases, Fachartikel, Whitepaper.
Seid nicht nur Anbieter – seid Gesprächspartner:innen.
Du willst noch mehr erfahren zu Markterkundungen?
Dann hör mal rein: In unserem neuen Interview gibt es Insights aus Markterkundungen und öffentlichen Ausschreibungen.
Ausblick auf Ausgabe #4
Nächstes Mal schauen wir auf das Thema Vertrieb bei öffentlichen Auftraggebern. Wir zeigen, wie der Einstieg gelingt – und warum er einfacher ist, als viele denken.
Liebe Grüße
Antonia & das Team von ANTONIAS Pitchberatung