Über 20 Ausschreibungen. Fast alle verloren. So lautete die Bilanz einer Agentur, die sich vor kurzem bei uns meldete. Im Erstgespräch wurde schnell klar: Hier ging es nicht um fehlendes Können. Sondern um fehlende Stopps.
Der größte Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen? Zu viele, zu unpassende, zu wenig reflektiert.
In einem gemeinsamen Retrospektive-Workshop haben wir die vergangenen Ausschreibungen durchleuchtet. Die Erkenntnis war ernüchternd: Viele dieser Ausschreibungen hätten gar nicht erst bearbeitet werden sollen. Der Aufwand war hoch, die Passung gering. Und trotzdem: Man hatte sich einmal entschieden – also wurde es durchgezogen. Mit all den bekannten Folgen.
Das Team war innerlich raus. Man „fühlte“ den Pitch nicht mehr. Energie floss in Projekte, die von Anfang an kaum zu gewinnen waren. Kein Wunder, dass sich Erschöpfung und Frust breit machten.
Warum eine Retrospektive nach Ausschreibungen unverzichtbar ist
In vielen Agenturen fehlt die Zeit zum Innehalten. Oder das Format. Oder der Mut, Fehler anzuschauen. Dabei ist die Retrospektive das effektivste Tool, um Muster zu erkennen und gezielt zu durchbrechen:
Welche Ausschreibungen haben wir gewonnen – und warum?
Welche nicht – und hätten wir sie überhaupt bearbeiten sollen?
Welche Themen passen wirklich zu uns?
Wo folgen wir nur dem Prinzip Hoffnung?
Solche Fragen zwingen zur Klarheit. Und sie helfen, strategischer zu arbeiten: bei der Auswahl, bei der Ressourcenplanung, bei der Priorisierung von öffentlichen Ausschreibungen.
Retrospektiven als operatives Steuerungsinstrument
Ein guter Pitchprozess braucht Stop-or-Go-Entscheidungen. Nicht nur einmal zu Beginn – sondern regelmäßig. Jede Woche ein kurzer Check-in: Passt das noch? Haben wir genug Substanz? Ist das realistisch? Und nicht nur die Geschäftsführung sollte das entscheiden, sondern auch das Team. Denn oft spüren die Kolleg:innen längst, wenn ein Pitch nicht mehr tragfähig ist.
Retrospektive heißt in diesem Sinne: bewusst anhalten, ehrlich hinschauen, Konsequenzen ziehen. Das kostet ein bisschen Mut – spart aber viel Energie.
Fazit: Retrospektiven verbessern Pitchentscheidungen in der Agentur
Agenturen müssen nicht MEHR Pitches machen. Sondern die richtigen. Und dafür braucht es Systeme, die Raum für Reflexion schaffen. Wer Retrospektiven ernst nimmt – sowohl als strategisches als auch als operatives Instrument – spart nicht nur Nerven. Sondern verbessert nachhaltig die Chancen, wirklich passende öffentliche Ausschreibungen zu gewinnen.